Илья Александров,
эксперт журнала «Финансовый директор»
Практики убеждены: правильно подобранная и настроенная информационная система может значительно упростить жизнь, в частности решить многие проблемы, связанные с оперативным управлением деньгами и согласованием платежей.
Автоматизация казначейства редко реализуется как отдельный самостоятельный проект. Чаще всего ее проводят в рамках внедрения полноценной автоматизированной системы управления предприятием.
Новые правила, новые доработки
Компания A&D Rus принадлежит японской корпорации A&D. Следуя национальным традициям материнской компании, российская «дочка» много внимания уделяет обес¬печению прозрачности бизнес-процессов. ERP-систему (Microsoft Dynamics NAV) внедрили практически сразу после образования предприятия. Проектом автоматизации занималась компания WillMore. И сразу же был установлен модуль «Заявки на платеж», разработанный специально для A&D Rus. «Необходимость в автоматизации процесса согласования платежей объяснялась тем, что финансовые потоки в компании четко разделены. У каждого филиала (а их всего 12) по два расчетных счета – на один поступают средства от клиентов, с другого ведутся все выплаты. Внедренная система согласования заявок дала возможность руководству контролировать движение денежных средств у своих во многом самостоятельных филиалов и вовремя предотвращать возможные ошибки, связанные с платежами», – объясняет причины внедрения казначейского модуля Андрей Фетисов, вице-президент по финансам A&D Rus.
В 2008 году по решению материнской компании в A&D Rus изменилась структура управления, появился еще один уровень контроля – вице-президенты. Плюс к этому было решено перейти с линейной на матричную схему согласования платежей. По сути это означает, что маршрут движения заявки зависит не только от цели платежа, но и от суммы, бюджета и прочих параметров. Существовавший на тот момент модуль «Заявки на оплату» не мог справиться с подобной задачей. Потребовалось его серьезно доработать.
Если раньше все заявки на платеж доходили до президента компании, то теперь система четко определяет конкретных менеджеров, которые должны участвовать в работе по согласованию выплат. Схема одобрения платежа в основном зависит от того, к какой статье бюджета он привязан. Для большинства бюджетов предусмотрено несколько вариантов цепочек согласования в зависимости от суммы платежа. В каждой как минимум заявитель, специалист финансового отдела (контролирует правильность отнесения платежа к статье доходов или затрат, а также целесообразность оплаты из того или иного бюджета) и руководитель отдела. Также в согласовании могут участвовать вице-президент направления, старший вице-президент и, наконец, президент.
«Например, если заявка относится к операционному бюджету, то при сумме до 20 тыс. рублей конечная точка маршрута ее согласования – руководитель отдела, до 100 тыс. рублей – вице-президент, свыше 100 тыс. рублей – президент компании. В бюджете капитальных расходов, как и в маркетинговом бюджете, разграничений по суммам нет – их в обязательном порядке утверждает президент компании, – объясняет причины внедрения казначейского модуля Андрей Фетисов. – По части заявок маршрут может завершиться на специалисте финансового отдела. Например, таких как на выплату заработной платы, оплату налогов или лизинговых платежей. А если заявка предполагает выдачу денег под отчет, то появляется дополнительное звено – бухгалтер, к нему заявка попадает в первую очередь. Если инициатор не отчитался за предыдущие деньги, новых не получит. Кстати, вся многоступенчатая система согласования в системе контролируется финансовой службой. Можно провести настройку прав инициации и утверждения платежей, не прибегая к помощи специалистов ИТ-службы».
В модуле реализована и автоматическая проверка заявки на этапе ее ввода. Во-первых, требуемый платеж не может быть зарегистрирован без договора. Последний обязательно должен быть в базе и иметь текущий срок действия (все проверяется автоматически). Во-вторых, если сумма заявки не укладывается в остаток бюджета, то она сразу же блокируется, соответственно, на согласование не отправляется. Разблокировать ее может только финансовый отдел.
В процессе доработки модуля компании удалось реализовать несколько интересных решений, позволивших упростить процедуру согласования и повысить качество управления денежными потоками. Например, несогласованные заявки на оплату не удаляются, а сохраняются в системе. «В случае необходимости их можно “поднять”. Допустим, в течение недели сотрудник создал пять однотипных заявок одну за другой, и в каждой из них ему было отказано, он же следом оформляет шестую. Это повод разобраться, в чем, собственно, проблема, и решить ее вместе с сотрудником, – рассказывает Наталья Белова, старший финансовый менеджер A&D Rus. – Кстати, у инициаторов нет возможности “реанимировать” не прошедшую заявку и отправить заново на согласование. Придется делать новую. Как показала практика, такой подход хорошо дисциплинирует. Люди стали внимательнее относиться к составлению заявок».
Еще одно интересное решение – уведомление о пришедшей на согласование заявке приходит на почту вместе со ссылкой на документ. Кликнув по ней, можно увидеть заявку непосредственно в веб-интерфейсе, там же ознакомиться со всеми ее параметрами, согласовать или отказать, добавить свои комментарии. То есть тем топ-менеджерам, кто постоянно не работает в Microsoft Dynamics NAV, нет нужды загружать систему каждый раз, когда нужно согласовать платеж. Наконец, после усовершенствования модуля «Заявки на платеж» у компании стало больше возможностей для формирования отчетов об осуществленных расходах. По каждой статье можно проанализировать все нюансы и детали и при желании добраться до конкретной заявки, из которой станет сразу ясно, сколько денег и на что было потрачено.
