Японское качество проекта внедрения Microsoft Dynamics NAV в ЭЙ энд ДИ РУС

О клиенте

Компания ЭЙ энд ДИ РУС - дочернее предприятие ведущей японской компании A&D, специализирующейся на производстве и продаже измерительной медицинской техники. Основанная в 1977 году A&D – это транснациональная компания с офисами в Японии, США, Германии, Австралии, Корее, Китае и Великобритании, а с 2006 года и в России. ЭЙ энд ДИ РУС в России представляют Москва и 12 филиалов в крупных российских городах. Общий штат сотрудников ЭЙ энд ДИ РУС составляет 530 человек. Это самая большая по численности сотрудников японская компания в России и первая российская компания, работающая на японском рынке без посредников.

Выбор решения

Открыв российское представительство компании, руководство ЭЙ энд ДИ РУС сразу же приступило к поиску информационной системы, которая смогла бы стать одним из инструментов быстрого развития компании на насыщенном рынке медицинской техники. После изучения систем руководство компании выбрало систему управления предприятием Microsoft Dynamics NAV, способную наиболее максимально адаптироваться к специфическим особенностям, присущим бизнесу ЭЙ энд ДИ РУС. Другим немаловажным фактором в пользу выбора Microsoft Dynamics NAV послужила возможность параллельного ведения финансового учета по стандарту МСФО. В качестве исполнителя проекта была приглашена консалтинговая компания WillMore, обладающая богатой экспертизой автоматизации дистрибуторских компаний.

«Для поддержания лидирующих позиций на российском рынке наша компания следует последним инновациям в сфере информационных технологий, что является залогом стабильности роста компании и позволяет достичь высокого уровня профессионализма персонала. Поэтому неудивительно, что нашим выбором стала Microsoft Dynamics NAV. Проект внедрения был доверен компании WillMore, так как репутация ее специалистов была гарантией того, что проект будет успешно реализован»
Андрей Фетисов, вице-президент по финансам и управлению данными ЭЙ энд ДИ РУС

«Наша компания обладает богатой экспертизой автоматизации дистрибуторских компаний. Особенностью любого развивающегося дистрибуторского бизнеса является необходимость оперативной адаптации сложной логистической инфраструктуры и распределительной сети в условиях динамично меняющегося потребительского спроса. Чтобы быть конкурентоспособным, компании необходимо эффективно выстроить бизнес во всех его цепочках – закупке, детальном подходе к ассортименту, грамотному сбыту. Microsoft Dynamics NAV успешно справляется с этими задачами».
Дмитрий Козлов, генеральный директор WillMore.

Ключевой целью проекта стало построение единого информационного пространства для управления всеми товарными и финансовыми потоками, ведение в одной базе данных учета, контроля и анализа работы филиалов.

Внедрение

Проект автоматизации деятельности компании включал в себя два этапа: адаптация решения Microsoft Dynamics NAV под бизнес-процессы компании и автоматизация ведения международной отчетности МСФО.

В рамках первого этапа проекта были полностью автоматизированы процессы товарной и складской логистики, бухгалтерского и налогового учета, ведения операций по расчетам с поставщиками и покупателями товаров.

ЭЙ энд ДИ РУС использует возможности системы Microsoft Dynamics NAV, в том числе, для осуществления и отслеживания индивидуальных особенностей присущих этой компании бизнес-процессов, включая управление контрактами, отслеживание поставок товара по статусам и на складе FOB, распределение дополнительных издержек на поставляемый товар по ряду принципов, ведение договоров с клиентами, передачи товара на ответственное хранение, типовые схемы передачи рекламных материалов и демо-образцов.

В дополнение к автоматизации основных товарных и финансовых контуров системы, специалистами WillMore было осуществлено внедрение модуля расширенной складской логистики, что позволило компании усовершенствовать бизнес-процессы внутреннего товародвижения, ввести в действие современную систему зонного и ячеечного хранения и движения товаров, а также организовать складские процессы приемки, тестирования, размещения, переоценки, отбраковки, упаковки, подбора и отгрузки товаров.

«Профессиональный подход компании WillMore к проекту внедрения и широкие функциональные возможности системы Microsoft Dynamics NAV помогли  нашей компании стать крупнейшим мировым представителем корпорации A&D  на рынке высокоточной медицинской техники. По завершению первого этапа проекта  могу отметить следующие преимущества использования Microsoft Dynamics NAV:

• оптимизация управления внешними и внутренними логистическими потоками;
• снижение уровня складских запасов и эффективное управление ассортиментным рядом продукции;
• прозрачность финансовых потоков;
• оперативный контроль взаимоотношений с контрагентами, состояния заказов и поставок,  дебиторской и кредиторской задолженностей;
• эффективное управление рынками сбыта, каналами продаж, результатом чего стало повышение уровня удовлетворенности потребителей».

Андрей Фетисов, вице-президент по финансам и управлению данными ЭЙ энд ДИ РУС

На сегодняшний день в компании A&D RUS реализована многоуровневая модель бизнес-процессов компании, которая позволила облегчить процессы управления цепочками поставок, доставки товаров на склад, продажи, закупки, управления запасами, анализа экономических издержек и многие другие.
Согласно корпоративным стандартам крупнейшего международного холдинга компания обязана предоставлять в головной офис финансовую отчетность по МСФО и большой набор аналитических отчетов. Ранее аналитическая отчетность о деятельности ЭЙ энд ДИ РУС готовилась по запросу головного офиса в произвольной форме, так как в российской компании отсутствовал единый стандарт ее подготовки. Отчетность по МСФО готовилась вручную с привлечением аудиторской компании KPMG, которая ее собирала на основании российской бухгалтерии. После этого ЭЙ энд ДИ РУС с привлечением собственных ресурсов готовила отчетность по МСФО для головного офиса, что доставляло существенные проблемы:

• трудоемкость и высокая стоимость процесса подготовки;
• отсутствие возможности детализации отчетной информации;
• низкая актуальность отчетов;
• необходимость привлечения дополнительных трудовых ресурсов.

Для построения методики финансового учета по стандартам МСФО была приглашена аудиторская компания PricewaterhouseCoopers, а реализацию проекта по автоматизации ведения финансового учета осуществляла консалтинговая компания WillMore.

В рамках проекта по МСФО консультанты WillMore предложили 3 варианта по интеграции учета по РСБУ и МСФО для исключения двойного ввода данных: трансформация результатов финансовой деятельности, параллельный учет финансовых операций и параллельный учет всех операций, учтенных в системе. Так как помимо финансовой отчетности требовалась детальная аналитическая отчетность, руководство компании ЭЙ энд ДИ РУС выбрало третий вариант, в котором информация по МСФО представляется в наиболее детальном виде, удобном для составления аналитической отчетности в любых разрезах.

Проект был осуществлен в сжатые сроки, до начала нового финансового года. На сегодняшний день формирование данных по стандартам МСФО осуществляется с помощью трансляции всех первичных операций и параллельного автоматизированного учета. При проведении документов по российскому учету автоматически формируются документы и проводки в базе данных МСФО. По отдельным блокам системы  (основные средства, лизинг, нематериальные активы), по которым принцип формирования отчетности по стандартам МСФО существенно отличается от РСБУ, реализованы специальные алгоритмы подготовки информации на основании данных РСБУ.

Преимуществами автоматизации МСФО в российском представительстве ЭЙ энд ДИ РУС стали:

• минимизация затрат на ведение МСФО;
• формирование отчетности для головного офиса в сжатые сроки с высокой точностью и с минимальными трудозатратами;
• возможность быстрого формирования большого объема аналитической и статистической отчетности для головного офиса.

«Будучи представителем японской компании, от нас требуется постоянное усовершенствование бизнеса, внедрение новаторских идей и абсолютная прозрачность всей нашей деятельности. Соответственно, данный проект был очень важным как для нашей компании, так и для головного офиса. С одной стороны менеджмент головного офиса получил возможность самостоятельно анализировать наши результаты, с другой стороны – мы можем объективно оценивать состояние и принимать обоснованные управленческие решения на основании полученной отчетности»
Андрей Фетисов, вице-президент по финансам и управлению данными ЭЙ энд ДИ РУС

Кроме того, с начала 2008 года был развернут проект J-SOX, целью которого является гарантия соответствия стандартам корпоративного менеджмента всей внешней и внутренней отчетности компании, независимости аудиторов, корпоративной ответственности, полной финансовой прозрачности, корпоративной финансовой отчетности и максимальной достоверности любых обрабатываемых данных. 

Согласно  J-SOX, “японскому” варианту американского Акта Сэрбейнса-Оксли, все компании обязаны предоставлять “отчеты по внутреннему контролю” наряду со стандартными формами годовой отчетности. Их подготовка состоит из перечисления сфер деловой активности, которые могут оказать влияние на их финансовую отчетность, и анализе соответствующего каждой сфере деятельности уровня специфического риска, способного породить ошибки. Например, фирмы обязаны показать, имела ли место фиксация поступившего товара сразу же после его поступления на склад или же это было сделано позже. 

Результаты проекта

Результатами масштабного проекта внедрения Microsoft Dynamics NAV 4.0 в ЭЙ энд ДИ РУС стали:

• 125 пользователей компании ЭЙ энд ДИ РУС в Москве и филиалах, одновременно работающих в базе данных Microsoft Dynamics NAV;
• решение всех проблем финансовой отчетности и обеспечение ее прозрачности;
• контроль уровня обеспечения запасами на всех этапах логистической цепочки;
• снижение уровня складских запасов; 
• эффективное управление ассортиментным рядом продукции;
• эффективное управление рынками сбыта, каналами продаж;
• централизованное управление ценообразованием;
• повышение уровня удовлетворенности потребителей.

Успешная реализация двух этапов проекта тотально повлияла на структуру компании в целом:

• был изменен состав высшего руководства ЭЙ энд ДИ РУС: качественно изменилась  организационная структура, обеспечен контроль за ключевыми процессами внутри компании;
• в рамках проекта J-SOX было организовано подразделение для контроля процесса документооборота компании;
• структура управления организацией в целом была разгруппирована по направлениям и подразделениям для осуществления контроля эффективности функционирования компании на всех ее уровнях.

Извлеченные уроки

«Внедрение Microsoft Dynamics NAV позволила выйти нашей компании на новый качественный уровень. Ритмичность поставок и отлаженная логистика дают нам возможность предоставлять широкий ассортимент согласно запросам клиентов и назначать конкурентоспособные цены на нашу продукцию. Система значительно оптимизировала все наши бизнес-процессы, а инвестиции в проект были полностью оправданы»
Андрей Фетисов, вице-президент по финансам и управлению данными ЭЙ энд ДИ РУС