г. Москва, Нововаганьковский пер,
д. 3, стр.1, офис 21
Cхема проезда

+7 (495) 797 90 87

О заказчике

Протекор - компания, занимающаяся строительством объектов промышленного назначения в топливно-энергетическом комплексе. Компания специализируется на выполнении работ по антикоррозионной, тепловой изоляции трубопроводов различного назначения, металлоконструкций на объектах газовой, нефтяной и других отраслей. В рамках сотрудничества с германским химическим концерном TIB Chemical AG компания предлагает уникальные материалы высокого качества. Клиентами являются Газпром, Транснефть, Лукойл, Роснефть, РАО «ЕЭС», Атомстройэкспорт.
Ситуация
По мере роста и расширения бизнеса компании, увеличения количества объектов строительства и объемов работ компания столкнулась с серьезной проблемой согласованной работы всех подразделений. Так как компания имеет территориально-распределенную структуру удаленных объектов, на которых ведутся работы, возникали серьезные проблемы в планировании ресурсов: оперативного учета ТМЦ, материально-технического снабжения, планирования закупок, контроля основных средств и их местоположения, учет персонала, контроль платежей.
На момент принятия решения о внедрении системы в компании имелось несколько разрозненных инструментов с помощью, которых осуществлялась работа. В основном, многие бизнес-процессы не имели формального регламента и осуществлялись путем обмена Excel-файлами по электронной почте. Как следствие этого, существенно осложнялось взаимодействие между подразделениями компании.
Помимо автоматизации рутинных оперативных задач ключевым требованием собственников компании было создание инструмента, обеспечивающего финансовую прозрачность и достоверную оценку рентабельности, как отдельных объектов, так и компании в целом, а также получение данной информации в приемлемые сроки.

Выбор решения

Проанализировав работу основных управлений, были сформулированы ключевые требования:

  • Единая технологическая программная платформа и интеграция с продуктами Microsoft Office.
  • Наличие модуля покупок, продаж, складского учета ТМЦ. Работа с импортными закупками с контролем номеров партий материалов по всей цепочке от покупки, перемещения, до списания в производство или продаже клиентам.
  • Наличие модуля учета строительно-монтажных договоров, спецификаций на продажу материалов и дополнительных соглашений.
  • Планирование потребностей ТМЦ на основе известных политик пополнения склада.
  • Модуль учета основных средств, контроля затрат, отнесенных на основные средства, учет горюче смазочных материалов, потребляемых основными средствами и контроль их местоположения.
  • Модуль планирования платежей по текущим закупкам, определение приоритетов платежей.
  • Наличие системы построение финансовых отчетов по интересующим показателям.
  • Прозрачная интеграция с 1С-Бухгалтерией.

Помимо требования о наличии в системе необходимого функционала, важным критерием была ориентация системы на процесс, а не документ. Система должна была отражать модель бизнес-процесса, уметь его формализовать и контролировать его ход выполнения. Также учитывалась сложность и скорость адаптации системы под изменяющие требования бизнеса.
В результате рассмотрения представленных на рынке систем компания остановила свой выбор на решении, предлагаемом компанией WillMore, на базе системы Microsoft Dynamics NAV.

Решение

Поэтапное внедрение модулей Microsoft Dynamics NAV позволило сократить общие затраты на проект. Первым этапом стал запуск логистического и складского контура. При этом были задействована функциональность:

  • Продажи и клиенты, Покупки и поставщики. Расчеты с контрагентами.
  • Товары и склад. Партионный учет материалов.
  • Логистика. Транзитные и прямые перемещения. Учет транспортных издержек.
  • Договоры.

Практически вся перечисленная выше функциональность подверглась существенной переработке. После отладки основных процессов были задействованы разработанные модули:

  • Планирование поставок.
  • Контроль платежей. Оплата поставщикам.
  • Электронные подписи документов и уведомления по электронной почте о созданных документах в Microsoft Dynamics NAV.

Уже после запуска системы в рабочую эксплуатацию используемый функционал был расширен до:

  • Основные средства. Учет технического обслуживания и ремонта.
  • Учет сотрудников на объектах (Табели рабочего времени).
  • Обмен данными с 1С. Банковская выписка и разнесение платежей.

При проектировании системы исходили из требования, чтобы Microsoft Dynamics NAV не только существенно покрыл предъявляемые требования и создал задел на будущее развитие.

Результаты

В ходе проекта были существенно изменены и формализованы многие бизнес-процессы под требования системы Microsoft Dynamics NAV. Так пришлось существенно переработать регламенты работы пользователей, расширить круг задач и выполняемых в системе обязанностей. Акцент был сделан на своевременность, актуальность вносимой информации.

После запуска на первом этапе внедрения логистического и складского модулей существенно повысилась оперативность принятия решений сразу нескольких подразделений. Для логистики - упростился контроль сроков поставки и работы с транспортными издержками, снабжение - получило единую систему запросов на ТМЦ объектами стройки и планирования их потребностей, Склад – инструменты контроля наличия на складе и инвентаризации, Отдел продаж – актуальную информацию о текущих потребностях и планируемых покупках, Бухгалтерия – получила способ контроля выполняемых другими подразделениями действий. У специалистов на удаленных строй-объектах появился инструмент получения онлайн оперативной информации об остатках на основных складах, планируемых поступлениях, а главное, инструмент запроса материалов и контроля сроков их поступления. В несколько раз упростилась и ускорилась обработка заявок с объектов на товарно-материальные ценности.

Как инструмент контроля текущих процессов была реализована модель электронных подписей, позволяющая ввести ответственных за каждый этап определенного бизнес процесса. Все базовые процессы были формализованы, определены этапы и назначены ответственные за них, что позволило полностью отказаться от бумажного согласования как документов, так и некоторых действий. Одним из следствий такого подхода стало введение единого реестра согласования и планирования платежей. Пользователи сами формируют запросы на те или иные оплаты поставщикам. Администрация рассматривает, определяет приоритеты, согласует их, и запросы автоматически попадают в бухгалтерию на оплату: все действия происходят в рамках одного интерфейса в Microsoft Dynamics NAV.

Другим существенным результатом проекта стало упрощение работы бухгалтерии. Отпала необходимость ручного заведения первичных документов в 1С. В реализованной схеме Microsoft Dynamics NAV является поставщиком первичных документов, которые заводят пользователи, непосредственно с ними работающие. Как результат, уменьшение сроков подготовки бухгалтерской отчетности.

Упростился контроль основных средств, а главное затрат, непосредственно относимых на данное основное средство. В текущей реализации система позволяет контролировать затраты за любой период такие как ремонты, страхование, обслуживание, потребление ГСМ.
Основным результатом, по мнению руководства, стала значительная финансовая и материальная прозрачность деятельности компании.

Развитие

На сегодняшний день стоят задачи расширения охвата функционалом Microsoft Dynamics NAV уже существующих и вновь появляющихся бизнес-процессов. Так в рамках сотрудничества Протекор и WillMore реализуется программа развития системы, где планируется:

  • Переработать механизм расчета заработной платы сотрудников (ИТР, Рабочих (вахтовый метод), Линейных ИТР). Создать систему учета рабочих, их времени пребывания на объектах.
  • Переход на новую версию Microsoft Dynamics NAV 2013 и интеграция с Microsoft Office 2013.
Баннер 2 (1)
Баннер 2 (2)
Баннер 2 (3)