Внедрение Microsoft Dynamics NAV в компании «Синэус»

СИТУАЦИЯ

Группа компаний «Синэус» является дистрибутором продукции английской марки LOMOND и ее официальным партнером в России. «Синэус» входит в число крупнейших российских поставщиков расходных материалов для офисной техники. Компания занимает лидирующие позиции по поставкам и производству специализированных материалов для струйной и лазерной печати.

Немаловажную роль для принятия решения о внедрении в компании ERP-системы сыграли внешние предпосылки. Потребность в управлении информационными потоками возникла в связи с резким ростом спроса на рынке (цифровая печать, рост розничной торговли и банковского обслуживания, повлекшая за собой рост потребности в расходных материалах – бумажных роликах для кассовых аппаратов и банкоматов). Руководство «Синэуса» также столкнулось с вопросом сохранения рентабельности компании. Требовалось управление ценообразованием, возможность расчета плановой и фактической себестоимости. Производство также нуждалось в автоматизации, так как не было возможности отслеживать, что происходит на каждом этапе. Отсутствие налаженной коммуникации между производством и другими департаментами (поток разрозненных запросов по телефону, электронной почты от различных сотрудников) создавало затруднение в планировании производства.

В компании сложилась типичная для российских предприятий ситуация – «лоскутная» автоматизация, для которой характерно наличие нескольких разрозненных, не связанных между собой программ и отсутствие интеграции с бухгалтерской базой данных. Помимо этого существовали и другие внутренние предпосылки для объединения компании в единое информационное поле:

• большие объемы товародвижения;
• территориальная распределенность;
• отсутствие единой системы контроля и управления производством.

Для решения этих задач компания начала поиск системы управления предприятием. Среди основных требований, предъявляемых к системе, были: многофункциональность, простота внедрения и дополнительных разработок, гибкость настроек и наличие модуля “Производство”. Система управления предприятием Microsoft Dynamics NAV отвечала всем необходимым требованиям.

Руководство компании решило внедрять решение с помощью собственного ИТ-отдела. Для реализации проекта был выдвинут ряд задач, которые необходимо было решить с внедрением системы Microsoft Dynamics NAV:

• анализ потребностей в сырье и управление закупками;
• информация о наличии и движении сырья и готовой продукции;
• управление ценами;
• расчет плановой и фактической себестоимости;
• контроль потребления сырья и выпуска готовой продукции;
• управление широким ассортиментом;
• партионный учет при товародвижении и производстве.

После неудачной попытки самостоятельно внедрить систему, компания «Синэус» приступила к поиску партнера Microsoft. Выбор поставщика решения осуществлялся по заранее определенным критериям:

• опыт работы именно с системой Microsoft Dynamics NAV;
• выбор проектной команды, а не фирмы;
• опыт разработки отдельных горизонтальных решений;
• независимые референтные отзывы о специалистах - исполнителях проекта.

После тщательного анализа претендентов на реализацию проекта внедрения Microsoft Dynamics NAV руководство компании «Синэус» остановило свой выбор на консалтинговой компании WillMore.

РЕШЕНИЕ

Проект внедрения системы управления предприятием проходил в 2 этапа: автоматизация товародвижения и управление финансовыми потоками и внедрение модуля Производство.

В ходе проекта была структурирована закупочная деятельность. В частности, департамент по закупкам использует систему для автоматического планирования закупок на основании текущего состояния и динамики показателей по товарным позициям. Продуктовые менеджеры анализируют ценообразование поставщиков, выбирают наиболее приемлемые предложения и распределяют заказы.

Специалистами WillMore был разработан отдельный модуль «Управление поставками», который дает возможность гибкого формирования поставок путем подбора элементов поставки из заказов различным поставщикам на основании информации о полной или частичной готовности продукции в размещенных заказах к отгрузке, а также отслеживает статус поставок и их оприходование с автоматическим оформлением документов. Данный модуль позволяет планировать таможенные платежи и платежи поставщикам на основании графиков поставок и статусов их выполнения.

При внедрении системы особое внимание было уделено учету товаров и сырья. Одна из особенностей заключается в том, что сырье учитывается в различных единицах измерения, связанных между собой статическими или динамическими формулами перерасчета. Например, для производства и его планирования – в погонных метрах, для грузоперевозок и таможни – в килограммах, для менеджеров и сотрудников склада – в джамбо-ролях (полупродукт для производства бумаги в виде рулонов). В системе происходит отслеживание движений сырья во всех единицах измерения, а также автоматический перерасчет из одной единицы измерения в другую.

В результате проекта территориально распределенные склады были объединены в единое информационное пространство на базе системы Microsoft Dynamics NAV, реализующей функции отслеживания товара, планирования закупок, контроля уровня запасов, а также ведения учета товара на складах.

Кроме того, для управления ассортиментной политикой специалистами компании WillMore была разработана динамическая матрица свойств. Продуктовые менеджеры оперируют обширным ассортиментом сырья и готовой продукции с большим количеством самых различных свойств. Данное решение позволило оперативно получать детальную аналитическую информацию о состоянии и динамике складских запасов, товародвижения, объемов продаж по сегментам и другим ключевым параметрам в разрезах различных свойств сырья и готовой продукции. Это позволило повысить уровень удовлетворенности клиентского спроса, увеличить объем продаж и оптимизировать закупки и складские запасы. Также на основании данного решения была разработана система группового ценообразования для автоматического расчета нескольких типов цен для каждого товара в соответствии с алгоритмами, зависящими от параметров товара. Система группового ценообразования позволяет оперативно реагировать на любые ценовые колебания рынка по разным ассортиментным группам и, таким образом, сохранять и повышать объем продаж по всем товарным категориям.

В результате внедрения Microsoft Dynamics NAV удалось:

• построить эффективные схемы бизнес-процессов,
• уменьшить уровень электронного и бумажного документооборота,
• исключить многократное дублирование информации
• осуществлять более точный и оперативный учет затрат.

По завершении первого этапа проекта внедрения Microsoft Dynamics NAV специалисты WillMore приступили к заключительному этапу – автоматизации производства. Решение об автоматизации было принято в связи с производственными проблемами:

• превышение полугодовых потребностей по закупкам сырья по определенным направлениям;
• значительное превышение производства готовой продукции в месяц по отдельным позициям по отношению к уровню максимальных продаж.

Основная цель второго подпроекта состояла в оптимизации всей производственной цепочки предприятия, начиная от закупок сырья и заканчивая выпуском готовой продукции для усовершенствования производственных процессов, которые позволят снизить операционные издержки и повысить прибыльность бизнеса.

Среди приоритетных задач по автоматизации управления производством руководство компании выделило следующие:

• автоматизация управления потоком производственных заказов;
• оперативное управление загрузкой производственных мощностей;
• учет рабочей силы по производственным операциям.

Microsoft Dynamics NAV поддерживает специфику производства «Синэус»: партионный учет, гибкое управление технологическими маршрутами, учет наличия материалов в различных единицах измерения одновременно, детальный учет плановых и фактических затрат.

Одной из основных особенностей производственного процесса в компании «Синэус» является отслеживание сырья не только по основным единицам измерения, но и джамбо-ролями, каждый из которых имеет собственные характеристики, например, длину. Кроме того, производственный заказ может представлять собой не просто потребление определенного количества сырья для производства одного вида продукции, но и резку одного или нескольких джамбо-ролей на несколько видов продукции. Эти нюансы также требовали отражения при автоматизации производства.

Специалисты компании WillMore запрограммировали специальный документ компании «Паспорт роля», в котором хранятся основные характеристики роля, подбирается оптимальный раскрой, фиксируется фактический раскрой, учитывается фактическое потребление сырья и другие данные производственного процесса. В паспорте отслеживается остаток роля на основании истории потребления роля или частичного списания (в случае если какая-то часть роля негодна, то происходит списание этой части, а не всего роля).

В системе Microsoft Dynamics NAV налажен расчет плановой себестоимости товара и сырья с учетом издержек. В карточке товара имеются соответствующие поля для набора плановых издержек на поставку для закупаемого сырья. Для производимого товара плановые издержки вычисляются на основании стоимости компонентов в его производственной спецификации и технологических операций, составляющих маршрут, включая стоимость рабочей силы. При этом производимый товар может быть несколько уровней вложенности полупродуктов. На основании исторических данных происходит автоматический перерасчет плановой себестоимости. В системе обеспечено сквозное отслеживание характеристик каждой партии товара, включая отслеживание номера ГТД через процесс производства.

В системе ведется учет производственного процесса по профессиям и сотрудникам с автоматическим начислением сдельных зарплат. Затраты на зарплаты рабочих и руководства автоматически включаются в себестоимость готовой продукции.

В Microsoft Dynamics NAV ведется необходимый производственный документооборот, автоматизирован механизм управления себестоимостью готовой продукции и поставляемого сырья, механизм распределения товарных издержек.

Таким образом, управление производством с помощью Microsoft Dynamics NAV в группе компаний «СИНЭУС» позволяет решать следующие задачи:

• ведение карточки товара со спецификацией с несколькими уровнями вложенности;
• управление и отслеживание заказов на производство;
• планирование производства на основании истории продаж;
• работа с технологическими маршрутами производственных заказов, возможность модификации технологического маршрута в зависимости от оперативной ситуации;
• ведение учета фактических данных в производстве,
• оптимизация процесса внесения данных в систему, например, в процессе упаковки бумаги бригада рабочих упаковывает за смену несколько видов бумаги, а в системе этот процесс учитывается в виде единого производственного заказа;
• автоматическое создание ежедневной, еженедельной и ежемесячной отчетности о производственном процессе, движении сырья и готовой продукции по складам, эффективности использовании сырья, производственных и трудовых ресурсов.

«Внедрение Microsoft Dynamics NAV позволило нашей компании сразу же получить ощутимые результаты: повышение производительности труда и качества продукции, уменьшение производственной себестоимости, точное планирование и управление ресурсами. Весь производственный процесс стал прозрачным и предсказуемым, также появились возможности для ведения гибкой ассортиментной политики. Это позволило высвободить свободные денежные и трудовые ресурсы для экстенсивного развития компании».

Сергей Ефимов, финансовый директор группы компаний «Синэус».

РЕЗУЛЬТАТЫ

В настоящее время сотрудники «Синэуса» работают в едином информационном пространстве, что способствует оперативной обработке заказов за счет исключения двойного ввода данных и эффективному управления производством и складскими запасами. Руководство компании, в свою очередь, получило возможность анализировать состояние дел в компании в любом заданном разрезе за любой период времени и на основе этого принимать управленческие решения.

Помимо качественной оценки результата, наблюдаются и количественные показатели эффективности внедрения Microsoft Dynamics NAV:

• сокращение уровня складских запасов в два раза;
• существенное сокращение расходов на аренду складских помещений;
• высвобождение оборотных средств, объем которых существенно превысил используемый огромный кредит;
• сокращение потерь и издержек производства на 20 %;
• направление высвободившихся средств на улучшение внутренних бизнес-процессов (закупка автотранспорта для перевозок);
• рост объема продаж на 15 %.

ПЕРСПЕКТИВЫ

Руководство компании «Синэус» не планирует останавливаться на достигнутых результатах. В дальнейшем предполагается развитие Microsoft Dynamics NAV в части товародвижения и управления производством:

• расширенное стратегическое, тактическое и оперативное планирование производства;
• планирование производственных мощностей;
• внедрение системы штрихкодирования;
• внедрение системы зонно-ячеечного динамического хранения сырья и готовой продукции.