О клиенте
Основной деятельностью «М2М Телематика» является создание систем мониторинга и управления транспортом. В процессе деятельности компания осуществляет закупку, производство абонентских терминалов, их продажу и установку, а также последующее техническое и информационное сопровождение. Кроме того, компания предоставляет телематические услуги и услуги связи в сети передачи данных.
Проблема, задача
«Наша компания, несмотря на молодой возраст, очень стремительно выросла и заняла лидирующие позиции в своей нише. В начале нашей работы мы подходили к автоматизации как к решению отдельных бизнес-задач, в результате чего у нас образовался целый комплекс систем, требующих на данный момент полной интеграции. Оперативное отслеживание информации – один из ключевых моментов в деятельности ГК «М2М телематика». Поэтому в ходе тендера мы выбирали не систему, а партнера, который смог бы предложить комплексное решение для автоматизации наших основных бизнес-процессов. По итогам тендера WillMore предложила наиболее оптимальное и интересное решение на базе Microsoft Dynamics NAV», - комментирует директор по маркетингу «М2М телематики» Светлана Хадонова.
Выбранное решение
После исследования ERP-систем руководство компании остановило свой выбор на Microsoft Dynamics NAV в связи с наличием широких возможностей для развития системы по мере роста компании и прозрачностью бизнес-процессов, что позволяет руководству отслеживать и контролировать деятельность компании на всех участках. Более того, функциональный модуль системы «Сервисный центр» предоставляет широкие возможности для оптимизации бизнес-процессов (планирование и организация ресурсов, управление затратами).
«Мы рады начать сотрудничество с такой известной и крупной компанией, как ГК «М2М телематика». Внедрение Microsoft Dynamics NAV позволит автоматизировать управленческий, финансовый и товарный учет в рамках единой системы. Компания решила максимально использовать возможности системы, что предвещает комплексный и интересный проект».
Дмитрий Козлов, генеральный директор WillMore
Основными задачами проекта по автоматизации деятельности группы компаний «М2М Телематика» стали:
- получение управленческой информации для принятия решений;
- повышение уровня обслуживания клиентов за счет оперативной реакции на запрос;
- управление предоставлением комплексных услуг по сервисному обслуживанию клиентов;
- отслеживание соответствия произведенных оплат факту поставок;
- оценка количества сырья и готовой продукции в производстве;
- сведение к минимуму уровня ручной обработки информации.
Внедрение
На начальном этапе проекта консультанты WillMore провели анализ бизнес-процессов компании ГК «М2М телематика», в рамках которого были исследованы информационно-технологическая, территориальная и холдинговая структура компании, после чего были разработаны функциональные требования к системе и предложен план проведения комплексного проекта.
В ходе проекта была внедрена основная функциональность системы Microsoft Dynamics NAV.
Система Microsoft Dynamics NAV стала инструментом для взаимодействия с клиентами, по которым хранится вся информация и история действий. В Microsoft Dynamics NAV организована база хранения шаблонов типовых документов, что заметно упростило процесс документооборота в ГК «М2М телематика».
Ранее ГК «М2М телематика» использовала CRM-систему, которая постепенно перестала справляться с увеличивающимся объемом информации. Руководство компании приняло решение использовать модуль CRM-системы Microsoft Dynamics NAV, который позволил автоматизировать работу отделов продаж, маркетинга и сервисной службы. Благодаря интеграции с финансовой системой в CRM-модуле появилась возможность просмотра финансовых данных по клиенту: оплаты, отгрузки. Для безопасности базы данных было настроено разграничение прав доступа к различным уровням информации.
Теперь система позволяет отслеживать источники привлечения нового клиента, на основе которых можно оценивать эффективность проводимых маркетинговых кампаний.
Предпосылками для автоматизации процесса производства компании стали:
- сложность в оценке количества сырья и готовой продукции в производстве;
- отсутствие четкого контроля соответствия списанных ТМЦ и оприходованной готовой продукции;
- несовпадение норм расхода ТМЦ для производства готовой продукции с реальным расходом, что, в свою очередь, приводит к расхождению данных бухгалтерского и складского учетов;
- отсутствие распределения издержек производства на готовую продукцию.
С помощью блока «Производство» осуществляется планирование этапов сборки и контроля сроков исполнения, а также распределение дополнительных издержек на себестоимость и расчет себестоимости готовой продукции на основании фактического расхода.
Внедрение Microsoft Dynamics NAV имело высокий уровень важности и для сервисного отдела, оказывающего несколько видов услуг, которые условно можно разделить на:
- стандартные услуги (установка программного обеспечения и терминалов; техническая и информационная поддержка; замена оборудования и т.д.)
- услуги передачи данных (телематика).
Объектами обслуживания являются диспетчерские пункты, терминалы и серверы клиентов. Вся информация по движению терминалов по клиентам теперь хранится в Microsoft Dynamics NAV.
В ходе проекта внедрения Microsoft Dynamics NAV был осуществлена интеграция с системой 1С:Бухгалтерия, а также настроен импорт серийных серийных номеров из Microsoft Office Excel.
Одним из этапов проекта стало внедрение модуля WillMore Advanced Financial Reporting, расширяющего возможности формирования финансовых отчетов. В результате финансовая служба «М2М Телематики» получила дополнительные преимущества:
- настройка формирования отчетов по произвольным таблицам;
- гибкая фильтрация и настройка представления информации;
- сохранение простоты настройки отчетов без применения средств разработки.
Результаты проекта
Преимущества от использования системы Microsoft Dynamics NAV в группе компаний «М2М Телематика» стали ощущаться практически сразу.
Увеличилась скорость выставления счетов клиентам в 4 раза. Кроме того, если ранее счета выставляли только сотрудники бухгалтерии, то теперь и сами менеджеры могут формировать счета и отправлять их конечным клиентам.
Благодаря изменению статусов счетов реакция менеджера на передачу заказа в отдел предпродажной подготовки сократилась в 2 раза. В связи с этим и с реализацией внутренней системы заявок на предпродажную подготовку, формирование отгрузок увеличилось в 3 раза. Отдел предпродажной подготовки стал оперативно, в режиме on-line, узнавать о необходимости подготовки отгрузок товара. Так как заявки формируются в электронном виде, то процент «потерянной» информации существенно снизился, появилась возможность адекватно распределять рабочие и временные ресурсы.
«Хотелось бы поблагодарить специалистов WillMore за проделанную работу в рамках проекта внедрения Microsoft Dynamics NAV. Следует отметить индивидуальный подход к клиенту, оперативность в решении задач и стремление к плодотворному сотрудничеству. Работать с WillMore - одно удовольствие!»
Федюкова Анастасия Владимировна, финансовый директор компании «М2М Телематика»
